Khi bạn muốn PR sản phẩm/thương hiệu, tri ân/thu hút khách hàng... thì tổ chức hội nghị khách hàng là một giải pháp vô cùng tối ưu. Dưới đâ...
Khi bạn muốn PR sản phẩm/thương hiệu, tri ân/thu hút khách hàng... thì tổ chức hội nghị khách hàng là một giải pháp vô cùng tối ưu. Dưới đây chúng tôi xin chia sẻ cùng bạn những hình thức tổ chức sự kiện này và các chứng từ cần có để sự kiện được diễn ra suôn sẻ.
Những hình thức tổ chức hội nghị khách hàng phổ biến
Đối với hầu hết các doanh nghiệp đã hoạt động lâu năm thì sự kiện hội nghị khách hàng chắc hẳn đã không còn quá lạ lẫm. Tuy nhiên, đối với những doanh nghiệp mới bắt đầu đi vào hoạt động thì việc tìm hiểu để tổ chức hội nghị khách hàng thành công là hết sức cần thiết để xây dựng vị thế của mình trên thị trường.
Tính đến nay, hội nghị khách hàng chủ yếu được diễn ra dưới các hình thức sau:
- Tri ân khách hàng
+ Mục đích chính của sự kiện nhằm gửi lời cảm ơn đến với khách hàng trong suốt thời gian qua đã tin tưởng lựa chọn sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp.
+ Phần tiếp đón và chăm sóc khách hàng luôn cần được quan tâm hàng đầu bởi đây chính là yếu tố đảm bảo thành công cả trên phương diện nội dung lẫn hình thức của hội nghị.
- Giới thiệu sản phẩm mới
+ Đây cũng là một hình thức tổ chức hội nghị khách hàng nhưng mục đích nhằm giới thiệu tới công chúng, giới truyền thông, các đối tác những sản phẩm chiến lược của doanh nghiệp. Sự kiện này được xem là bước đệm góp phần làm nên giá trị sản phẩm/ dịch vụ trước khi nó chính thức được đưa tới khách hàng.
+ Sự kiện này cần ưu tiên chú ý đến khâu trang trí, nội dung chương trình và trải nghiệm sản phẩm/dịch vụ của khách hàng.
- Sơ kết/tổng kết năm
+ Mục đích của sự kiện nhằm thông báo tình hình phát triển, kết quả kinh doanh trong cả năm của doanh nghiệp và đưa ra các kế hoạch phát triển trong thời gian tiếp theo. Sự kiện này sẽ diễn ra thường niên như một nét văn hóa không thể thiếu của doanh nghiệp.
+ Tổ chức hội nghị khách hàng với mục đích sơ kết/tổng kết năm không đặt nặng về hình thức nhưng khâu âm thanh ánh sáng và phần nội dung cần được đầu tư hết sức kĩ lưỡng.
Các loại chứng từ cần có khi tổ chức hội nghị khách hàng
Để hội nghị khách hàng được diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần chuẩn bị một số loại chứng từ cơ bản:
- Quyết định phê duyệt của Giám đốc
Quyết định duyệt chi của Giám đốc hoặc hội đồng được xem là sự chấp nhận về hình thức và hiệu lực của việc tổ chức sự kiện. Đây cũng là quyết định về những phần chi lớn dành cho hội nghị, nó liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp nên chỉ khi có quyết định phê duyệt của Giám đốc hoặc hội đồng thì việc tổ chức hội nghị khách hàng mới có thể diễn ra được.
- Đơn hoặc kế hoạch đề xuất kinh phí
Bất kỳ một sự kiện tổ chức hội nghị khách hàng nào cũng cần có kế hoạch chi tiết, dự trù kinh phí cần thiết. Điều này được thể hiện qua đơn hoặc bản kế hoạch đề xuất cụ thể do đại diện ban tổ chức thực hiện.
- Danh sách khách mời tham dự
Danh sách thành phần, số lượng khách mời tham dự sự kiện là yếu tố có tính quyết định đầu tiên không thể bỏ qua khi triển khai các nội dung công tác chuẩn bị. Không những thế, đây còn là căn cứ quan trọng để hoàn thành các chứng từ, hóa đơn cần thiết.
- Một số loại chứng từ, hóa đơn khác
Khi hoàn thiện các loại chứng từ để tổ chức hội nghị khách hàng, đại diện ban tổ chức cũng cần có Hợp đồng, Biên bản thanh lý hợp đồng… để có bằng chứng đầy đủ về những nghiệp vụ kinh tế, giúp cho khâu làm việc với các cơ quan nhà nước diễn ra dễ dàng hơn.
- Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức
Khi tổ chức một hội nghị khách hàng, hầu hết các doanh nghiệp đều sẽ thuê dịch vụ tổ chức sự kiện. Do đó cần phải có hợp đồng hợp tác đôi bên là một loại chứng từ bắt buộc phải có.
Hy vọng những chia sẻ trên đây sẽ giúp các doanh nghiệp còn bỡ ngỡ với việc tổ chức hội nghị khách hàng gỡ rối được một số băn khoăn của mình. Nếu cần được tư vấn thêm bất kỳ điều gì khác liên quan đến sự kiện này quý khách hàng có thể liên hệ trực tiếp với Media Pro, bằng kinh nghiệm lâu năm và cái tâm của mình, chúng tôi luôn sẵn lòng giải đáp để giúp quý khách có được một sự kiện ưng ý.
https://www.mediapro.vn
https://www.mediapro.vn/2019/07/Cac-hinh-thuc-to-chuc-hoi-nghi-khach-hang-va-chung-tu-can-co.html
Xem Thêm: Ban da biet gi ve chuong trinh le dong tho - https://www.mediapro.vn/2019/07/Ban-da-biet-gi-ve-chuong-trinh-le-dong-tho.html
COMMENTS